Gisteren betrapte ik mijzelf erop dat ik al halverwege een enquête was van een winkel waar ik iets gekocht had. Doordat ze een reminder stuurden, voelde ik de urgentie om de enquête in te vullen. Gelukkig kwam ik halverwege tot inkeer en beseft ik dat dit totaal niet bijdroeg aan mijn doelen van die dag en dus niet belangrijk voor mij was. Voordat we er erg in hebben laten we ons leiden door dat wat urgent lijkt (en het eigenlijk niet eens is). Zoals in dit voorbeeld de mailbox.
“What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important” – Dwight D. Eisenhower, 1954.
De Tijdmanagementmatrix van Covey
Volgens de Amerikaanse auteur Stephen Covey, zijn er twee factoren die bepalen hoe wij onze tijd verdelen: urgentie en belangrijkheid. Dit geeft een schema met vier kwadranten: de tijdmanagementmatrix. Het model geeft je veel inzicht in je verschillende taken en hoe je daar slimmer mee om kunt gaan.
Hoe zit die tijdmanagementmatrix ook al weer in elkaar?
Kwadrant 1: Belangrijk en urgent
Dit is het kwadrant van belangrijke brandjes blussen: het oplossen van allerlei problemen, klachten en projecten met een deadline op korte termijn. Alles in dit kwadrant kan niet wachten en het is ook nog eens belangrijk.
Voorbeeld: Je staat in de zaak en een klant begint te schreeuwen tegen een kassamedewerker. Het dreigt te escaleren en dat is het laatste dat je wilt. Je moet dus meteen actie ondernemen.
Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent
In dit kwadrant kun je plannen en verbeteren, hier is ruimte voor ontwikkeling en kansen! Dit is het kwadrant waar het grootste deel van je tijd heen moet gaan als je succesvol wil zijn.
Voorbeeld: je denkt er al een tijdje over om een extra vestiging te openen. Het lijkt je een mooie uitdaging, alleen je moet wel even gaan zitten om een goed plan te maken. Het gaat op zich goed met je zaak, het is dus niet urgent, maar je ziet wel een kans om te doen waar je zo goed in bent: iets nieuws neerzetten.
Kwadrant 3: Onbelangrijk en urgent
In dit kwadrant blus je de branden van anderen. Je komt in dit kwadrant terecht doordat je wordt gebeld, gewhatsappt of gemaild over voor jou onbelangrijke zaken. Als je niet oplet krijg jij allerlei extra taken bij. Zoals bijvoorbeeld mijn enquête van gisteren.
Voorbeeld: de vertegenwoordiger van een merk dat jij verkoopt in je winkel, staat regelmatig onaangekondigd op je stoep. Hij wil telkens een actie of iets nieuws met je bespreken. Het merk loopt prima, dus voor jou is het onbelangrijk om er telkens over te overleggen. Omdat de beste man op je stoep staat voelt het echter wel urgent om hem te woord te staan. Voordat je er erg in hebt zit hij aan je bureau en ben je een uur met hem in gesprek, terwijl andere, belangrijke, taken blijven liggen.
Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet urgent
In dit kwadrant doe je onnodige dingen. Dit zou je het ‘vlucht kwadrant’ kunnen noemen. Als je geen zin hebt in je werk of geen duidelijke doelen hebt, is het verleidelijk om je aandacht hierop te richten.
Voorbeeld: je hebt tijd vrijgemaakt om te werken aan je businessplan voor de opening van een nieuwe vestiging. Eigenlijk merk je al snel dat je geen idee hebt waar je moet beginnen. Het is toch wat groter dan je dacht. Na een uurtje merk je dat je al een flinke tijd op Facebook zit en tegelijk wat zit te kletsen met een maat op Whatsapp.
Wat is het verschil tussen urgent en belangrijk?
We horen regelmatig dat het lastig is om urgent en belangrijk in de tijdmanagementmatrix uit elkaar te halen. Hieronder leggen we het verschil uit:
Belangrijke taken
Belangrijke taken in de tijdmanagementmatrix zijn taken die je dichterbij je doel brengen. Dan moet je eerst dus wel je doel(en) bepalen – je doelen bepalen wat belangrijk is Dan kun je pas beoordelen of een taak belangrijk en relevant is. En kan je focussen op het behalen van je doel. Veel belangrijke taken geven pas resultaat op de lange termijn.
Urgente taken
Urgente taken in de tijdmanagementmatrix, zijn taken die snel afgehandeld moeten worden. De taak is dringend en er zit een korte deadline op. Urgent wordt bepaald door de factor tijd en hoeft dus niet belangrijk te zijn.
Hoe werk je met Covey’s tijdmanagementmatrix? 3 tips.
Wees je bewust
Een mooi begin is om regelmatig tijdens je (werk)dag te bedenken: ben ik nu in kwadrant 1, 2, 3 of 4 van de tijdmanagementmatrix aan het werk? Dat geeft meteen inzicht in je taken en verstoringen. Veroordeel jezelf niet als je weinig in kwadrant 2 werkt of veel in kwadrant 4. Want het is zoals met zoveel dingen: als je erop gaat letten, verandert er vaak vanzelf iets :-)
Om je meer bewust te worden en focus te krijgen, is het goed om je hersenen elke dag een APK te geven. Een kort moment waarop je even helemaal niks doet. Hoe dat werkt lees je in onze blog over aandacht en focus.
Hang de tijdmanagementmatrix aan de muur
Wil je wat meer doen? Schets de tijdmanagementmatrix dan op een groot vel papier en hang dat aan de muur. Schrijf vervolgens al je taken voor die dag op telkens een nieuw memoblaadje. Verdeel de memo blaadje over de 4 kwadranten, nadat je jezelf de vraag hebt gesteld of het belangrijk en/of urgent is.
Vervolgens voer je vooral de taken uit het tweede kwadrant uit, dus alles wat niet dringend, maar wél belangrijk is. Zo zorg je dat je bezig bent met de belangrijke zaken. En tegelijk hou je op die manier rust in je dag. Natuurlijk moet je soms nog brandjes blussen, maar veel dingen ben je voor. Want als je nooit in kwadrant 2 werkt, dan schuiven deze taken vanzelf naar kwadrant 1. De tijd verstrijkt namelijk vanzelf en alle taken worden op een bepaald moment urgent. Altijd in kwadrant 1 werken geeft veel stress en maakt dat het steeds drukker en drukker wordt en voelt.
Vind jij het lastig om te bedenken in welk kwadrant een taak past? Of wil je meer in kwadrant 2 leren werken? We helpen je snel op weg! Neem contact met ons om jouw vraagstukken door te spreken.
Plan belangrijke taken in je agenda
Het probleem met belangrijke taken is, dat ze vaak geen resultaat op korte termijn brengen. We hebben als mens wel de neiging om voor de “quick wins” te gaan en ons vooral te richten op de urgente taken. Dat snelle resultaat geeft ons op de korte termijn een kick.
Er zit maar 24 uur in een dag. Als we onze dag beginnen met het vullen van de urgente zaken, dan heb je kans dat er geen tijd overblijft voor de belangrijke zaken. Wil je dit probleem omzeilen? Plan dan tijd in je agenda voor belangrijke zaken. Werk de eerste 2 uur van je werkdag aan een belangrijk project. Plan daarna een half uurtje urgente zaken.
Meer overzicht en minder stress?
Zit je hoofd te vol met wat er nog moet gebeuren? We ontwikkelden een stappenplan waarmee je de focus kunt houden op je doelen zonder afgeleid te worden door wat er allemaal nog meer moet. Download het stappenplan en verhoog je effectiviteit in 5 stappen.
Heeft deze blog je een stap verder geholpen?
Ontvang de Stap In inspiratiemails voortaan in je mailbox.
Stap In verzorgt training, coaching en persoonlijke ontwikkeling, gericht op blijvende gedragsverandering. Al lang voor Stap In wisten we: alles begint bij ik. Waar sta ik voor? Wat wil ik? Wie ben ik? Je komt pas tot ontwikkeling als je weet wat je wilt, jezelf durft te zijn en daarnaar handelt. Bekijk ons aanbod.
