Het grootste deel van onze business bij Stap In bestaat uit het geven van trainingen. Door de Corona maatregelen vielen al onze trainingen ineens stil. Veel van de dagelijkse urgentie was er daardoor niet meer.
Dat voelde onwennig en in het begin ook wel een beetje angstig.
Maar al snel overwon het vertrouwen. Vertrouwen in ons bedrijf, in onze klanten, in onszelf en natuurlijk in onze mensen. Dat gaf ons de energie om er voor te blijven gaan.
We zagen al snel mooie kansen.
We konden nu de dingen aanpakken waar we normaal te weinig tijd voor hebben. De urgentie in ons werk was dan wel weggevallen, maar er lagen nog genoeg belangrijke (en minder urgente) werkzaamheden op de plank. En nu hadden we daar ineens alle tijd voor!
Nieuwe uitdaging: hoe ga je goed om met je tijd?
Als er ook voor jou werk is weggevallen, sta je voor een heel nieuwe uitdaging: hoe ga je goed om met je tijd? Hoe hou je focus als je thuis zit en werk en privé lopen door elkaar? Als een puber je aandacht vraagt voor huiswerk of je ziet dat de planten toch echt nu water nodig hebben?
De tijdmanagementmatrix kan je helpen.
Volgens de Amerikaanse auteur Covey, zijn er twee factoren die bepalen hoe wij onze tijd verdelen: urgentie en belangrijkheid. Dit geeft een schema met vier kwadranten: de tijdmanagementmatrix. Het model geeft je veel inzicht in je verschillende taken en hoe je daar slimmer mee om kunt gaan.
De vier kwadranten van de tijdmanagementmatrix zijn:
Kwadrant 1: Belangrijk en urgent
Dit is het kwadrant van belangrijke brandjes blussen: het oplossen van allerlei problemen, klachten en projecten met een deadline op korte termijn. Alles in dit kwadrant kan niet wachten en het is ook nog eens belangrijk – crisis dus.
Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent
In dit kwadrant kun je plannen en verbeteren, hier is ruimte voor ontwikkeling en kansen! Dit is het kwadrant met de taken waar je het grootste deel van je tijd aan moet besteden als je succesvol wilt zijn.
Kwadrant 3: Onbelangrijk en urgent
In dit kwadrant blus je de branden van anderen. Je komt in dit kwadrant terecht doordat je wordt gebeld, gewhatsappt of gemaild over voor jou onbelangrijke zaken. Als je niet oplet krijg jij allerlei extra taken bij.
Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet urgent
In dit kwadrant doe je onnodige dingen. Dit zou je het ‘vlucht kwadrant’ kunnen noemen. Als je geen zin hebt in je werk of geen duidelijke doelen hebt, is het verleidelijk om je aandacht hierop te richten. Denk aan doelloos zappen langs verschillende TV zenders of scrollen op social media.
Wat is het verschil tussen urgent en belangrijk?
Soms is het lastig om urgent en belangrijk in de tijdmanagementmatrix uit elkaar te halen. Hieronder leggen we het verschil uit:
Belangrijke taken
Belangrijke taken in de tijdmanagementmatrix zijn taken die je dichterbij je doel brengen. Dan moet je eerst dus wel je doel(en) helder hebben – je doelen bepalen namelijk wat belangrijk voor jou is. Dan kun je pas beoordelen of een taak belangrijk en relevant is. En kan je focussen op het behalen van je doel. Veel belangrijke taken geven pas resultaat op de langere termijn.
Urgente taken
Urgente taken in de tijdmanagementmatrix, zijn taken die snel afgehandeld moeten worden. De taak is dringend en er zit een korte deadline op. Urgent wordt bepaald door de factor tijd en hoeft dus niet belangrijk te zijn, maar urgente taken kunnen ook belangrijk zijn.
En let op: belangrijke taken die nog niet urgent zijn, worden op den duur wel urgent, want de tijd verstrijkt vaak sneller dan je denkt.
Bekijk ook onze kaart over de tijdmanagementmatrix.
Prioriteiten stellen met de tijdmanagement matrix.
De tijdmanagementmatrix helpt je met het stellen van prioriteiten. Wil je ook nu zeker weten dat je het juiste doet? Plaats jouw taken dan in de tijdmanagementmatrix:
- Neem de tijdmanagementmatrix over in een Excell sheet of op een blaadje.
- Plaats langs de twee assen cijfers van 0-10. Links boven staat het cijfer 10 (heel belangrijk en heel urgent). Vanaf daar tel je langs de twee assen af naar 0 (niet belangrijk en niet urgent).
- Maak een lijst van alle taken en werkzaamheden die je nog wel hebt.
- Geef deze taken twee cijfers tussen de 0-10: één voor urgentie en één voor belangrijkheid.
- Geef jouw werkzaamheden hun plek in de kwadranten.
- Als eerste pak je de taken op uit kwadrant 2 (niet belangrijk, wel urgent).
De grote uitdaging: hoe hou je focus?
Nu het grootste deel van jouw werk uit kwadrant 1 is weggevallen, zul je merken dat het moeilijker is om de minder urgente taken gedaan te krijgen. Het is namelijk niet zo erg als ze nog even blijven liggen. Dit maakt dat uitstelgedrag al snel om de hoek kan komen kijken.
De oplossing? Een goede planning.
Om toch focus en druk op de ketel te houden, helpt het om de taken te verdelen over de komende weken en ze elke week in te plannen per dag. Zo heb je elke dag helder wat je af wilt hebben. Aan het eind van de dag kun je voldaan terugkijken op een afgevinkt lijstje en dat motiveert weer voor de volgende dag.
Een paar tips om focus te houden:
- Wees realistisch, plan niet teveel.
Een te volle to do list terwijl je tussendoor ook je aandacht nodig hebt voor prive zaken, zal jou en je gezin alleen maar frustreren. Calculeer dus ook tijd voor privé zaken, (de was, de planten, koken etc.). En vink deze ook af.
- Plan pauzes.
Jouw boog kan niet de hele tijd gespannen zijn. Dat komt je productiviteit en creativiteit niet ten goede. Plan dus ook pauzes. Neem na het afronden van elke taak een korte break. Blijf niet achter je scherm zitten. Sta op en pak iets te drinken of loop even een rondje.
- Denk aan je beweging.
Ongemerkt zit je toch meer stil. Je woon-werk verkeer is weggevallen en je loopt niet meer naar collega’s. Plan dus beweging in. Kies iets wat bij je past: wandelen, fietsen, woonkamer-workouts of tuinieren. En vink dat ook af.
- Zet een planningssysteem op voor nu én de toekomst.
Gebruik deze periode om een systeem op te zetten wat voor jou werkt. Zo zorg je dat je straks ook nog tijd hebt voor dingen die niet zo urgent zijn maar wel belangrijk. Doe dat bijvoorbeeld met onze gratis download.
- Bonus tip: bedenk wat je wilt behouden.
Ervaar wat het met je doet om te werken aan de zaken die belangrijk voor je zijn maar niet urgent. Wil je daar straks ook meer tijd voor maken? En hoe zit het met privé? Breng je meer door met je dierbaren? Hoe wil je dat behouden? Maak een lijstje van wat je wilt behouden straks – als alles weer ‘normaal’ is.
Heeft deze blog je een stap verder geholpen?
Meld je aan voor de StapInspiratie-mail
Stap In verzorgt training, coaching en persoonlijke ontwikkeling, gericht op blijvende gedragsverandering. Al lang voor Stap In wisten we: alles begint bij ik. Waar sta ik voor? Wat wil ik? Wie ben ik? Je komt pas tot ontwikkeling als je weet wat je wilt, jezelf durft te zijn en daarnaar handelt. Bekijk ons aanbod.
