De Tijdmanagementmatrix – Model van Stephen Covey
Volgens de Amerikaanse auteur Stephen Covey, zijn er twee factoren die bepalen hoe wij onze tijd verdelen: urgentie en belangrijkheid. Dit geeft een schema met vier kwadranten: de tijdmanagementmatrix. Het model geeft je veel inzicht in je verschillende taken en hoe je daar slimmer mee om kunt gaan.
De tijdmanagementmatrix uitgelegd:
Kwadrant 1: Belangrijk en urgent
Dit is het kwadrant van belangrijke brandjes blussen: het oplossen van allerlei problemen, klachten en projecten met een deadline op korte termijn. Alles in dit kwadrant kan niet wachten en het is ook nog eens belangrijk.
Kwadrant 2: Belangrijk maar niet urgent
In dit kwadrant kun je plannen en verbeteren, hier is ruimte voor ontwikkeling en kansen! Dit is het kwadrant waar het grootste deel van je tijd heen moet gaan als je succesvol wil zijn.
Kwadrant 3: Onbelangrijk en urgent
In dit kwadrant blus je de branden van anderen. Je komt in dit kwadrant terecht doordat je wordt gebeld, gewhatsappt of gemaild over voor jou onbelangrijke zaken. Als je niet oplet krijg jij allerlei extra taken bij.
Kwadrant 4: Onbelangrijk en niet urgent
In dit kwadrant doe je onnodige dingen. Dit zou je het ‘vlucht kwadrant’ kunnen noemen. Als je geen zin hebt in je werk of geen duidelijke doelen hebt, is het verleidelijk om je aandacht hierop te richten.
Wat is het verschil tussen urgent en belangrijk?
Soms is het lastig om urgent en belangrijk in de tijdmanagementmatrix uit elkaar te halen. Hieronder leggen we het verschil uit:
Belangrijke taken
Belangrijke taken in de tijdmanagementmatrix zijn taken die je dichterbij je doel brengen. Dan moet je eerst dus wel je doel(en) bepalen – je doelen bepalen namelijk wat belangrijk voor jou is. Dan kun je pas beoordelen of een taak belangrijk en relevant is. En kan je focussen op het behalen van je doel. Veel belangrijke taken geven pas resultaat op de lange termijn.
Urgente taken
Urgente taken in de tijdmanagementmatrix, zijn taken die snel afgehandeld moeten worden. De taak is dringend en er zit een korte deadline op. Urgent wordt bepaald door de factor tijd en hoeft dus niet belangrijk te zijn, maar ook urgente taken kunnen belangrijk zijn
En let op: belangrijke taken die nog niet urgent zijn, worden op den duur wel urgent, want de tijd verstrijkt vaak sneller dan je denkt.
