Heb je wel eens een knoop in je maag omdat je een ‘lastig’ gesprek moet voeren met één van je medewerkers? Je weet dat je het gesprek moet aangaan, maar je hebt geen idee hoe je op een goede en respectvolle manier feedback geeft. En omdat je er tegenop ziet, verzin je reden om het niet te doen: “Ik heb het vandaag te druk, ik wil geen gedoe, het waait vast wel weer over, etc.”
Respectvol feedback geven is lastig
Herkenbaar? Je bent niet de enige! Veel mensen vinden het lastig om feedback te geven. Het geven van goede feedback is helemaal niet zo makkelijk. En feedback geven waar een ander echt iets aan heeft en meteen mee aan de slag kan, is nog veel moeilijker. Maar onopgeloste conflicten gedragen zich als betonrot en kunnen je fundament verzwakken. En bovendien: iedereen is erbij gebaat als je het beste in elkaar naar boven haalt.
Het 4G feedback-model
Voor het geven van respectvolle en effectieve feedback raden wij je aan om het 4G-model voor het geven van feedback te gebruiken. Het 4G-model is een hulpmiddel om een feedbackgesprek structuur te geven. Het 4G-model bestaat uit vier stappen. Elke stap in het gesprek begint met de letter G. De vier G’s zijn:
- G1 – Gedrag: het gedrag dat de ander laat zien en waar jij feedback op wilt geven.
- G2 – Gevoel: het gevoel dat jij krijgt door het gedrag van de ander.
- G3 – Gevolg: het effect van het gedrag van de ander (op jou en de omgeving).
- G4 – Gewenst gedrag: het gedrag dat je wilt zien bij de ander.
G1: Gedrag
De eerste stap bij goed en respectvol feedback geven is de omschrijving van het gedrag dat je hebt gezien bij de ander. Let op: het is niet de bedoeling dat je beschrijft hoe iemand is of wat je van hem vindt. In deze stap beschrijf je wat je de ander ziet doen. Op het moment dat jij gedrag interpreteert of een oordeel laat doorschemeren, is de kans groot dat de feedbackontvanger zich zal gaan verdedigen.
Benoem voorbeelden
Om duidelijk te maken om welk gedrag het gaat, is het goed om voorbeelden te gebruiken. Hoe concreter de voorbeelden, hoe groter de kans is dat de ander herkent om welk gedrag het gaat. Wacht niet te lang met het gesprek, want hoe minder tijd er zit tussen het feedbackgesprek en het moment waarop iemand het gedrag liet zien, hoe krachtiger de boodschap.
Voorbeeld zinnen G1, gedrag benoemen:
“Afgelopen maandag en woensdag was je te laat op het werk.”
“Je hebt het verslag voor project x niet op tijd ingeleverd.“
“Je zegt onze klanten geen gedag als ze binnen komen.”
G1, Gedrag samengevat:
- Benoem het gedrag van de ander.
- Benoem wat je ziet, niet wat je vindt.
- Wees feitelijk en concreet.
- Benoem een paar voorbeelden.
G2: Gevoel
Als de feedbackontvanger begrijpt welk gedrag je bedoelt, is het tijd om over te gaan naar G 2: jouw gevoel. Door jouw gevoel te beschrijven geef je gewicht aan de boodschap. Daarnaast wordt jouw gevoel van dat moment minder intens door het uit te spreken, waardoor jouw emoties de inhoud van je boodschap niet te veel beïnvloeden. Je gevoel uitspreken lijkt makkelijker dan het is. Daarom is het belangrijk dat je van tevoren rustig de tijd neemt om de juiste woorden te vinden.
Tip: bespreek alleen jouw gevoel.
Spreek je gevoel altijd uit namens jezelf. Geef een IK-boodschap en verschuil je niet achter “dat vinden anderen ook”. Je verzwakt dan je boodschap omdat je kennelijk anderen nodig om jouw boodschap kracht bij te zetten. Ook hier geldt dat de ontvanger sneller in de verdediging kan schieten, omdat je met anderen over hem hebt gesproken.
Voorbeeld zinnen G2, gevoel benoemen:
“Ik voel me geïrriteerd.“
“Ik voel me machteloos.”
“Ik voel me bedroefd.”
G2, Gevoel samengevat:
- Beschrijf jouw gevoel vanuit jezelf, niet namens anderen.
- Benoem je gevoel, niet je gedachten.
- Bedenk goed wat je voelt, bereid je goed voor.
G3: Gevolg
Nu je jouw gevoel hebt beschreven, is het tijd om de effecten van het gedrag van de ander op de organisatie of het werk te bespreken. Hou je bij deze stap bij de feiten en let op dat je de de ander niet belerend toespreekt. Voorkom dat jouw beschrijving van het gevolg overkomt als dreigement. Daardoor zal de ander in de weerstand schieten en komen jullie niet zo snel samen naar een goede oplossing.
Tip: kom niet met een hele lijst aan gevolgen.
Als je te veel gevolgen in één keer noemt, kan het voor de ontvanger verwarrend worden en de ander kan ingaan op een voorbeeld dat je minder belangrijk vindt. Benoem eerst één gevolg dat ook voor jou belangrijk is en waarvan je hoopt dat de ontvanger het begrijpt. Is dit niet voldoende, kies dan voor een tweede gevolg.
Voorbeeldzinnen G3, gevolg benoemen:
“Doordat je te laat komt, moet jouw collega langer blijven.”
“Doordat je het verslag te laat hebt ingeleverd, ben ik genoodzaakt om ‘s avonds te werken.“
“Doordat je geen gedag zegt als klanten binnenkomen, voelen klanten zich minder welkom.”
G3, Gevolg samengevat:
- Hou de beschrijving van het gevolg bij de feiten.
- Gebruik geen dreigementen.
- Wees niet belerend.
- Let goed op (non-verbaal) gedrag van de ander.
- Beperk je tot het meest belangrijke, probeer niet volledig te zijn.
G4: Gewenst gedrag
De laatste stap van het model is het gewenste gedrag. Nu je het gedrag hebt beschreven, jouw gevoel daarbij en de gevolgen van het gedrag, is het tijd om het te hebben over hoe het anders kan. Tijdens deze stap begin je met luisteren en stel je vooral vragen zodat de ander de ruimte krijgt om te reageren.
LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen
Luisteren is de basis voor communicatie met de ander en dus minstens net zo belangrijk als praten. Probeer eerst te begrijpen, dan pas om begrepen te worden. Zolang de ander zich niet gehoord voelt, zal hij niet snel bereid zijn naar jou te luisteren. Oefenen met luisteren? Bekijk dan zeker even onze kaart: LSD: luisteren, samenvatten en doorvragen.
Voorbeeld vraag 1 bij G4, gewenst gedrag: “herken je wat ik zeg?“
Met het stellen van deze vraag bied je de ander ruimte om te reageren. Je checkt of de ander jouw feedback herkent en erkent.
Voorbeeld vraag 2 bij G4, gewenst gedrag: “welke oplossing kan je bedenken?“
Met deze vraag geef je de ander de kans om zelf een oplossing te bedenken. De kans dat iemand zich houdt aan zijn eigen voorstel is groter dan in wanneer jij oplossingen bedenkt.
Tip: maak heldere afspraken
Probeer tot concrete afspraken te komen over nieuw gedrag. Zo geef je de ander de kans om ander gedrag te laten zien en jij houdt de mogelijkheid open om erop terug te komen. Doe dat niet alleen als het niet is gelukt, benoem vooral ook wat er goed gaat. Eis geen oplossing. Als je iets afdwingt, dan is de kans groot dat de relatie onder druk komt te staan. En als je geen goede band hebt met iemand, dan wordt leidinggeven heel lastig. Meer hierover lees je in onze kaart: de 4 dimensies van leiderschap.
Checklist voor Gewenst gedrag
- Check over de ander de feedback herkent en erkent.
- Geef ruimte om te reageren.
- Laat de oplossing uit de feedbackontvanger komen.
- Maak concrete afspraken.
Een goede voorbereiding is het halve werk.
Het succes van een goed feedbackgesprek valt of staat bij jouw voorbereiding. Het helpt je om:
- Voorbeelden te beschrijven.
- Jouw gevoel goed onder woorden te brengen.
- Niet in de aanval of de verdediging te gaan.
- Op een respectvolle manier feedback te geven.
Oefenen met respectvol feedback geven?
Kijk je er tegenop om het gesprek aan te gaan? Dan kan het fijn zijn om het gesprek even te oefenen met een collega of vriend. Deze persoon kan je feedback geven op jouw feedback ;). Wil je meer oefenen? Tijdens onze training Spreek je uit, geven we je houvast voor het aangaan van het gesprek met collega’s. Zodat er openheid ontstaat, mensen zichzelf durven te zijn en in hun kracht komen te staan.
Heeft dit artikel je een stap verder geholpen?
Meld je aan voor de StapInspiratie-mail
